Microsoft Office Outlook + Zimbra: Synchronisierung von E-Mails, Kalender, Kontakten und Alias-Adressen

In diesem Artikel wird Outlook 2016 (funktioniert nicht mit 2013 oder früher) für Zimbra Open Source eingerichtet. Dabei werden alle E-Mails, inkl. Ordnerstruktur synchronisiert, die Kalender eingebunden, Kontakte Synchronisiert und Alias-Adressen angelegt.

Mann könnte den Haupt E-Mail Account als IMAP Account anlegen und den Kalender über CalDAV Synchronisieren (bzw. Kontakte über CardDAV).
Problem hierbei sind weniger die E-Mails sondern ehr die Kalender und Kontakte.

Kalender können zwar über CalDAV/iCal/WebCal eingebunden werden, sind aber nur Read-Only.
Für Kontakte gibt es keine einfache Synchronisierungsmethode.

Beides ist jeweils nur über Plugins möglich. Für CardDAV habe ich kein funktionierendes gefunden. Für CalDAV hatte ich eins, aber das führte dazu, dass meine Kalendereinträge dupliziert wurden. (Und das nicht nur einmal, hatte mal 20x einen Termin drin stehen gehabt).

Diese Lösung ist nicht gerade Optimal und ich habe diesen Pfad der Lösung aufgegeben und einen besseren gefunden.

Die Lösung nennt sich Exchange Active Sync (EAS). Die Exchange Funktionalität ist zwar nur in der Network Edition verfügbar, lässt sich aber recht günstig nachrüsten.
Dazu gibt es die ZeXtras Suite. Hiervon wird nur das Modul ZeXtras Mobile benötigt, welches die EAS Funktionalität bereitstellt.

Mit der ZeXtras Suite installiert, entweder als 30 Tage Testversion oder mit gekauftem ZeXtras Mobile Modul, kann die Einrichtung beginnen.

In Outlook fügen wir nun einen neuen Account hinzu und wählen die “Manuelle Einrichtung”. Dort wird als Typ “Outlook.com oder anderer Microsoft Exchange Active Sync kompatibler Dienst” ausgewählt.
Im darauf folgenden konfigurieren wir nun unseren Zimbra Account für die Haupt E-Mailadresse.

Die erste Synchronisation kann je nach Accountgröße und Konfiguration bis zu ein paar Stunden dauern.
Anschließend sollten alle E-Mails in allen Ordnern, alle Kontakte und Kalender vorhanden sein.

Für Nutzer ohne Senderaliase ist es hier bereits erledigt.

Hat man Alias Adressen muss man nun etwas tricksen. Dazu wird Outlook erst einmal in den Offline-Modus versetzt um die Synchronisierung zu stoppen.

Anschließend wird eine neue Outlook Datendatei angelegt. Diese sollte einen allgemeinen Namen haben und nicht als Standard markiert sein.

Ist die Datei angelegt wird für jeden Senderalias ein POP3 Account angelegt. Als Benutzername und Passwort wird der Haupt Zimbra Nutzer gewählt. Drauf zu achten ist auch, dass für den Postausgangsserver auch eine Authentifizierung benötigt wird (selbe wie beim Posteingangsserver) und dass E-Mails nicht, auch nicht nach X Tagen, vom Server gelöscht werden. Hier darf auch nicht ausgewählt sein, dass eine neue Datendatei erstellt werden soll, sondern hier muss die vorher erstellte Datendatei ausgewählt werden.

Wurden alle POP3 Accounts angelegt, müssen wir diese nur noch so konfigurieren, dass diese nur zum Senden benutzt werden.
Dazu wechselt man in der Ribbon Bar auf den Senden/Empfangen Tab. Dort öffnet man unter den Senden/Empfangen Gruppen die Optionen für Senden/Empfangen Gruppen definieren.
Im darauf folgenden Fenster klickt man bei Alle Konten auf Bearbeiten.
Für alle Sender Accounts entfernt man nun den Haken “Nachrichten empfangen”.

Ist dies für alle Sender Accounts getan, so kann man den Offline-Modus wieder beenden und Outlook ist vollständig Einsatzbereit.

Mobil empfiehlt sich hier übrigens die App Nine unter Android. Hier sind zwar keine Alias Accounts möglich, aber sonst funktioniert alles Problemlos bei geringem Akku- und Trafficverbrauch.

05 Aug

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